Overheidsorganisaties moeten per 18 april 2019 elektronische facturen in Europees formaat kunnen ontvangen en verwerken. Steeds meer organisaties stappen over én sturen zelf ook digitale facturen. De verplichting geldt voor de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere organisaties die aanbestedingsplichtig zijn.
Voordelen e-facturen
Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid en naar elkaar. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Het alternatief is e-factureren. Een e-factuur is een digitaal xml-bestand (geen PDF) dat elektronisch wordt verstuurd vanuit een boekhoudpakket of via een e-factuurportaal. Dit wordt vervolgens automatisch verwerkt door het financiële systeem van de ontvanger.
E-factureren is eenvoudig en laagdrempelig, waardoor de voordelen voor alle betrokkenen merkbaar zijn. Geautomatiseerde uitwisseling voorkomt fouten bij de verwerking, is kostenbesparend en maakt kortere betaaltermijnen mogelijk. Door e-factureren wordt ook de milieubelasting verminderd.
E-factureren in de praktijk
In 2018 heeft staatssecretaris Raymond Knops (BZK) alle medeoverheden aangeschreven met het verzoek om e-facturen te implementeren. Daar is gehoor aan gegeven. Uit een recente inventarisatie van PIANOo, onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) blijkt dat momenteel 85% van de medeoverheden gereed is.
10% van de medeoverheden heeft aangegeven dat zij vanwege praktische redenen iets uitloop hebben in hun implementatieproces. De verwachting is dat zij voor de zomer alsnog gereed zijn.
5% van de overheden zegt niet op korte termijn gereed te kunnen zijn vanwege een ambtelijke fusie of een herindelingsvraagstuk. De Rijksoverheid was eerder al helemaal klaar om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
De Rijksoverheid (via Digipoort) en vrijwel alle provincies, gemeenten en waterschappen zijn aangesloten op Simplerinvoicing: een (inter)nationaal transportnetwerk van dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Via dit netwerk kan het bedrijfsleven elkaar ook onderling bereiken.
Inmiddels zijn in vele financiële pakketten e-factuur modules ingebouwd. Hierdoor is e-factureren niet alleen geschikt voor grote bedrijven met grote financiële systemen, maar kunnen ook zzp’ers en het midden- en kleinbedrijf op een gemakkelijke wijze e-factureren via hun financiële pakket.
Meer informatie
Ondersteuning bij e-factureren aan de overheid: Pianoo