Vorige week heeft KRO-NCRV aan alle colleges van BenW een Wob-verzoek gedaan met betrekking tot de ‘bestuurlijke aangelegenheid ICT’. De VNG heeft in een vandaag verschenen nieuwsbrief algemene enkele tips gegeven voor een zorgvuldige, efficiënte behandeling van dit verzoek. De nieuwsbrief is hier te vinden.
De nieuwsbrief is de basis voor intern overleg tussen de gemeentelijke Wob-jurist, de informatiemanager en de ‘chief information security officer. Voor hen wordt hieronder iets uitvoeriger op de nieuwsbrief ingegaan.
Aanleiding
Op of omstreeks 2 maart hebben alle colleges van BenW een brief ontvangen van Omroepbedrijf KRO-NCRV, gedateerd 26 februari 2015. In die brief wordt, met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) verzocht om documenten of informatie betreffende ‘de bestuurlijke aangelegenheid ICT’ in de periode 2010 tot 2015. Nader gespecificeerd, gaat het om een grote diversiteit aan schriftelijke en digitale stukken zoals rapporten, correspondentie, facturen en meer.
Aan dit verzoek moet elk college afzonderlijk voldoen. De VNG is niet bevoegd en niet in staat om namens alle gemeenten te reageren. De ICT-situatie en de mate waarin die in documenten is beschreven, is per gemeente verschillend. De VNG adviseert alleen in algemene zin over een zorgvuldige en efficiënte wijze van afdoening van Wob-verzoeken.
Voldoen aan de Wob
In verband hiermee brengt de VNG de handleiding Transparant bestuur onder de aandacht. Daarin is het juridisch kader op praktisch hanteerbare wijze beschreven, met een overzicht van veel gestelde vragen en behandelingsschema’s. In deze publicatie staat overigens nog dat binnen twee weken op een Wob-verzoek gereageerd moet worden; deze termijn is verruimd tot vier weken. Wanneer die termijn te kort blijkt om aan een omvangrijk verzoek te voldoen, kan de termijn eenmaal met vier weken worden verlengd.
Informatieveiligheid
De handleiding geeft, aan de hand van de wettelijke bepalingen, het antwoord op de vraag welke informatie wel, en welke informatie niet behoeft te worden verstrekt. Wat betreft het laatste heeft de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) er, onder verwijzing naar artikel 10 Wob, op gewezen dat informatieveiligheid van de gemeente nadrukkelijk in de belangenafweging moet worden betrokken. De IBD raadt het verstrekken van gedetailleerde informatie aan derde partijen, anders dan de IBD, over ICT-systemen, risico’s en beveiligingsmaatregelen af, aangezien dit kan leiden tot onnodige veiligheidsrisico’s voor de gemeente.
Gebruik van de softwarecatalogus
Gemeenten kunnen informatie over de informatiesystemen die zij in gebruik hebben (vraag 3 uit het WOB-verzoek), uit de GEMMA Softwarecatalogus putten. Uiteraard voor zover de gemeente dit volledig ingevuld en bijgehouden heeft, en waarbij nog aanvulling nodig kan zijn van applicaties die buiten gebruik gesteld zijn tussen de datum 1-1-2010 en de datum aanvang van invullen van de Softwarecatalogus. De bestaande exportfunctie bovenin het applicatie-overzicht (na inloggen) levert een csv-bestand op. Daarin is de gevraagde informatie aanwezig onder de titels: Leverancier, Pakket, Status, en Datum ingang status. De overige informatie is niet relevant maar hoeft ook niet verwijderd te worden vanuit vertrouwelijkheidsoogpunt. Wel raadt KING aan om pakketten met de status “gepland”, handmatig te verwijderen uit het overzicht.
Het csv-bestand kan dus als reactie op vraag 3 verstuurd worden. Het csv-formaat is een open-standaard waar de WOB-verzoekers naar eigen behoefte een overzicht uit kunnen destilleren in een door henzelf gewenst rapportageprogramma.
Meer informatie op het Forum Gemeenterecht
Tenslotte kunnen gemeentelijke juristen op het Forum Gemeenterecht hun vragen stellen en meer praktische informatie met elkaar delen. Op dit forum is ook gemeld dat de G4 het initiatief heeft genomen om contact te zoeken met de verzoekers en te kijken hoe dit verzoek voor de gemeenten hanteerbaar gemaakt kan worden en zo voor alle partijen bevredigend kan worden afgehandeld. We hebben vanuit de VNG afgesproken om een samenvatting van de resultaten van dit overleg en de aanpak van de G4 te publiceren via het forum. Op deze manier kunnen alle gemeenten hiervan gebruik maken bij de afhandeling van het verzoek. Naar verwachting zal deze informatie begin deze week beschikbaar zijn. Wij zullen hierover op dit forum attenderen.
De VNG vertrouwt er op dat met de handleiding en verdere praktische informatie, op zorgvuldige en op zo efficiënt mogelijke wijze, aan de Wob-verzoeken zal worden voldaan.