Een bekende valkuil voor gemeenten is dat de omgang met persoonsgegevens wordt aangevlogen via de juridische route, oftewel: “Dat mag (niet) van de AVG”. Er wordt strikt gekeken aan welke minimale wettelijke vereisten dient te worden voldaan. Op deze wijze wordt het nagenoeg onmogelijk om privacy in het DNA van de organisatie te krijgen. Het blijft immers wéér zo’n wet die in de weg staat van het werk. Terwijl gemeenten juist de kans hebben om trots te handelen vanuit de bedoeling van de AVG: optimale, gebruiksvriendelijke dienstverlening bieden waarbij de burger, mede door een transparante houding van gemeenten, kan vertrouwen op een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Gemeenten zouden moeten (willen) toewerken naar ‘Privacy by Design’ (PbD), het zodanig vormgeven van processen en diensten dat in de eerste plaats privacy is gewaarborgd. Een gemeentespecifieke invulling van PbD leidt o.a. tot de volgende drie onderwerpen: samenwerken, ontwerpen en informeren.
Samenwerken
Vanwege de hoeveelheid en verscheidenheid aan gemeentelijke taken beschikken zij over veel (gevoelige) persoonsgegevens van inwoners. Het beheren van al deze gegevens is geen sinecure. Hoe je dit aanpakt? De sleutel zit in samen organiseren: samenwerking binnen de gemeente en met andere gemeenten:
- Ga met privacy en security officers, de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en (met name) ook niet-privacyspecialisten aan tafel om over privacy te brainstormen. Welke signalen hebben andere afdelingen opgepikt en is er overlap? Als bijvoorbeeld blijkt dat het team burgerzaken regelmatig te maken krijgt met de rechten van betrokkenen kunnen ervaringen worden gedeeld, waardoor verzoeken bij andere afdelingen efficiënter kunnen worden afgehandeld.
- Zoek actief samenwerking op met andere gemeenten. De gelijkheid aan taken en processen bieden een bijna ongekend samenwerkingsvoordeel. De kennisuitwisseling die daardoor kan ontstaan helpt om privacyvraagstukken beter en sneller op te pakken. Een vraag over cliënttevredenheidsonderzoeken en of, en zo ja, hoe daarvoor NAW-gegevens kunnen worden gebruikt. Grote kans dat een andere gemeente al een werkbare methode ervoor heeft.
- Vraag het ook eens aan een inwoner. Wat wil deze weten, wat heeft hij/zij nodig? Op het gebied van het sociaal domein is bijvoorbeeld de WMO cliëntenraad een goed moment om privacy op de agenda te zetten.
Ontwerpen
Een privacystrategie en een uitwerking in concrete acties begint met de vraag: hoe willen wij omgaan met gegevens? De oplossing zit niet in het voortdurend uitpluizen van wetsartikelen naar minimale vereisten. Daar wordt (bijna) niemand enthousiast van. Met privacy in het achterhoofd kunt u ook nadenken over vereenvoudigen van formulieren. Verras uw inwoners en ondernemers eens met hoe weinig informatie een product of dienst geleverd kan worden. Dat is ook PbD: samen nagaan welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn en waarom.
Informeren
De volgende stap is het proactief en slim informeren van inwoners:
- Proactief informeren van inwoners in plaats van reactief (push in plaats van pull: informatie leveren in plaats van alleen maar op verzoek). Neem bijvoorbeeld het vooringevulde verwerkingsregister. Gemeenten kunnen dit register op een eenduidige manier handig doorzoekbaar en leesbaar maken.
- Smart informeren van burgers, d.w.z. geen lange teksten (zoals veel privacy statements), maar een gelaagde opbouw van informatie die eventueel is afgestemd op de doelgroep (zoals een korte samenwerking, een uitwerking en uiteindelijk de (juridische) details). Dit kan bijvoorbeeld op een webformulier met een klein icoontje dat doorlinkt naar het antwoord op de vraag waarom deze informatie nodig is (en hoeft dus niet eens altijd in een privacy statement!).
In drie stappen: samenwerken, ontwerpen en informeren maakt u ieder proces in uw gemeente privacyvriendelijk. Zie privacy als essentieel asset van de organisatie en doe er uw voordeel mee!
– Albert Katoen, Adviseur Privacy