Twee weken geleden hebben we in de nieuwsbrief aangegeven dat we via de Taskforce vragen hebben gesteld over GT SoftwareBroker.
Vanuit onze leden ontvingen wij verontrustende berichten over de aanbesteding GT SoftwareBroker. Vanuit VIAG hebben wij daarom, in overleg met IMG, dit op de agenda gezet van de Taskforce van 1 november jl.
Als gevolg hiervan wilde de directie van VNG graag aanvullende informatie over onze zorgen. Onderaan dit nieuwsbericht is het bericht aan VNG opgenomen.
Verschillende collega’s in het land (o.a. vanuit de regio GesIChT Oost Brabant en vanuit inkoop) hebben samen met de ICT adviseur vanuit gemeente Zeist de zorgen op papier gezet.
Op basis daarvan heeft de stuurgroep afgelopen vrijdag (de dag van het aflopen van de inschrijftermijn voor de gezamenlijke aanbesteding), het besluit genomen de inschrijftermijn te verlengen tot en met 15 december. Gemeenten krijgen nu meer tijd krijgen voor hun inventarisatie en besluitvorming. De verlenging van de inschrijftermijn betekent ook dat de publicatiedatum naar een nog nader te bepalen datum verschuift. VNG realiseert zich dat deze aankondiging op het laatste moment komt. Maar zij zijn desondanks van mening dat hierdoor meer gemeenten een gedegen afweging kunnen maken om tot een besluit te komen. Dit besluit is gecommuniceerd via de nieuwsbrief VNG-R, maar heeft niet iedereen bereikt. De website is inmiddels aangepast en ook daar is de uitgestelde datum nu terug te vinden.
Wij zijn blij met deze eerste stap.
Het neemt echter nog niet alle vragen weg. Wij blijven in contact met VNG om ook op de inhoudelijke vragen een reactie te krijgen.
Verzonden bericht aan directie VNG
In de afgelopen weken hebben diverse gemeenten veel onderling contact (en met de projectteam) over wel/niet deelnemen aan GT SoftwareBroker en de lokale afwegingskaders die hierbij gehanteerd worden. Inmiddels wordt helder dat veel gemeenten (grote en kleinere) zich niet inschrijven; de rode draad van de memo’s is onduidelijkheid over inhoud, procedures, (juridische) (on)mogelijkheden en risico’s en de uiteindelijke werking in de praktijk. Er is zorg geuit rond de aanpak, informatie, aanbestedingsprocedure en transparantie in brede zin. Het signaal vanuit Zeist was dat zij (gemeenten) zich onvoldoende gehoord voelen qua beantwoording van hun vragen en ons inziens daardoor dreigen af te haken. Dat laat onverlet dat het product GT SoftwareBroker wel onderstreept wordt; hier is echt wel vraag naar.
Op dit moment zijn er zo’n 80 aanmeldingen. Er is inmiddels door diverse gemeenten externe expertise ingehuurd om te adviseren; waarbij het advies veelal is dat er nog teveel risico’s en onduidelijkheden zijn en daarmee deelname onverstandig. Dit is bijzonder daar de informatie vanuit de VNG helder genoeg zou moeten zijn om een juiste afweging te kunnen maken, zoals bij eerdere GT aanbestedingen. Ook zien we op het forum uitwisseling, mede vanwege het ontbreken van juiste en actuele informatie (laatste informatie op de website is van eind september 2019).
Het projectteam is geïnformeerd over de zaken die spelen, maar dit wordt niet / onvoldoende (of in ieder geval niet zichtbaar) naar de potentiële deelnemers gecommuniceerd. Wij hebben verzocht een dynamische FAQ met de meest gestelde vragen te publiceren, waar nodig met embargo/wachtoord maar dit is niet opgepakt.
Ook deze aanbesteding is een stuk effectiever als deelname in absolute aantallen groot is, mede ook gezien de relatief beperkte marges t.o.v. eerdere aanbestedingen. Het is ook belangrijk als we zo’n project als GT broker samen doen, als we daarin zorgvuldig met elkaar blijven optrekken dan kan dit ook. Maar dan is het wel belangrijk dat het vertrouwen in elkaar er blijft (er is geen reden tot wantrouwen an sich op basis van de eerdere GT aanbestedingen). Dit kan betekenen dat procedures daarvoor tijdelijk vertraagd moeten worden, om het goed te doen en iedereen te kunnen laten aanhaken. Dat laat onverlet dat men wil aanhaken, want dit wordt breed toegejuicht en ondersteunt, het gaat nu vooral om het hoe.
Een aantal handvaten/suggesties voor de korte termijn:
- Benader actief niet-inschrijvende gemeenten (telefonisch) en haal naar boven wat de reden is voor niet-deelname (intern marktonderzoek). Er zijn meerdere memo’s in omloop met negatief advies aan (samenwerkende) gemeenten. Hiervan zijn een aantal in bezit van GT.
- Publiceer een integrale en ‘levende’ FAQ op het (besloten) forum en/of stuur die onder embargo naar de gemeentelijke contactpersonen als dat nodig is
- Webinar was nuttig, maar doe dat nog een keer en pak de nieuwe inzichten uit punt 1 hier in mee. Wees helder en open over de risico’s en onzekerheden.
- Stel inschrijfdatum uit tot later moment om bovenstaand te realiseren.