Tijdens de IMG-themamiddag op 19 november spraken gemeenten over het strategische portfoliomanagement ICT. Centraal stonden de vragen: Hoe vullen gemeenten dit in? Hoe gaan zij om met de inpassing van GGU-portfolio (Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering) in lokale portfolio’s? En leent de manier waarop zich voor meer samenwerking?
Martijn Groenewegen en Vivian Cheng van de gemeente Rotterdam en Henk Boumans van de gemeente Leiden (servicepunt71) vertelden over de aanpak van de gemeentes. En Joost Broumels van VNG Realisatie gaf een inkijk in het portfoliomanagement van Common Ground. Een belangrijk GGU-project dat de komende jaren vele toepasbare resultaten gaat leveren voor gemeenten. Tijdens de bijeenkomst bleek een grote bereidheid samen te werken aan strategisch portfoliomanagement. Bundelen van kennis en ervaring kan leiden tot een betere verankering in de gemeentelijke organisatie en de besluitvorming verbeteren en versnellen.
Portfoliomanagement
Rotterdam beoogt met strategisch portfoliomanagement regie op een optimale samenstelling van de business en I-portfolio om de gewenste effecten te bereiken. De gemeente heeft een omgevingsradar waarin alle relevante externe ontwikkelingen worden geplot. Aan de andere kant heeft het college in het college-akkoord een lijst van projecten die uitgevoerd moeten worden. Zo ontstaat een doelenboom waarmee het gesprek aangegaan kan worden en waardoor prioritering kan worden aangebracht. Projecten worden vervolgens via het Business Empowerment Framework verder uitgevoerd. Rotterdam geeft aan dat portfoliomanagement tegenwoordig niet alleen meer gaat over projecten met een i-component, maar veel breder. Het heeft zich ontwikkeld naar businessportfolio.
Leiden pakt dit anders aan. Zij zijn onderdeel van Servicepunt71, gestart met Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude. Servicepunt71 doet de i-portfolio voor deze gemeenten. Ook hier komen steeds meer projecten, omdat alle projecten bijna wel een i-component kennen. De projecten worden eerst gecategoriseerd en daarna langs de complexiteitsmeter gelegd die kijkt naar de impact die het project heeft op het behalen van de doelen, complexiteit van het project en de schaal. Op basis hiervan wordt bepaald of het project wordt uitgevoerd.
Common Ground is een voorbeeld van een thema dat meerdere jaren nodig heeft om ontwikkeld te worden, maar dat al wel meegenomen moet worden in planning van de gemeenten. De gemeenten zijn zich hiervan bewust ondanks dat niet altijd duidelijk is welke impact het gaat hebben op de organisatie. De agile ontwikkeling van Common Ground is een complicerende factor voor de planning.
Portfolio gemeenten en GGU
Gemeenten geven aan dat de meeste hier wel bezig zijn, maar dat het volwassenheidsniveau hierin is verschillend. Door op dezelfde manier te werken, kan er makkelijker worden samengewerkt, uitgewisseld en krachten gebundeld. Dat kan door werkzaamheden te verdelen of samen toekomstige ontwikkelingen te analyseren en door te vertalen naar het portfolio. Door op deze manier om te gaan met portfoliomanagement is de GGU-portfolio ook met een gezamenlijke aanpak door te vertalen naar gemeenten. Van VNG vraagt het een duidelijker doorkijk te maken naar de toekomst door meer te gaan werken met meerjarenplanningen. Op deze manier kan een gemeente beter inschatten wat er wanneer op hen afkomt.
Vervolg en vragen
Gemeenten willen met elkaar in gesprek blijven en er wordt een volgende themadag georganiseerd om uit te werken hoe de GGU-portfolio ingepast kan worden in de (strategische) portfoliomanagement van de gemeenten. De aspecten die zich lenen voor samenwerking zijn geïnventariseerd, zodat we gelijk aan de slag kunnen.
Wilt u meer informatie over deze portfoliomanagement, deze themamiddag of het vervolg? Neem dan contact op met Cees van Westrenen, VNG Realisatie.