Te weinig vernietiging in digitale Overheidsinformatie

11-02-2021 • Geplaatst in Nieuwsbrief door Renk Ruijter

Om verschillende redenen gebeurt het vernietigen van digitale overheidsinformatie in de praktijk te weinig. Daarom heeft het Nationaal Archief een handreiking gepubliceerd. Het is geen blauwdruk met best practices en het gaat ook niet in op wat er vernietigd moet worden, maar het geeft handvatten en is bedoeld voor bewustwording. Mogelijke resultaten zijn kostenbesparingen, minder administratieve last en minder belasting van het milieu.

Twijfels

Er zijn volgens het Nationaal Archief verschillende redenen dat te weinig digitale overheidsinformatie wordt vernietigd. Informatiesystemen hebben mogelijk niet de benodigde vernietigingsfunctie, het beheer is niet op orde, de kennis is niet aanwezig, het is geen onderdeel van beleid of er zijn twijfels of de te vernietigen informatie later toch wel beschikbaar moet zijn.

Minder ballast

‘Nadat de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken vormt deze informatie ballast voor de informatiehuishouding’, staat in de handreiking. Vernietiging zorgt voor minder administratieve last bij Wob-verzoeken, migratietrajecten zijn minder complex en back-ups draaien sneller en efficiënter omdat de volumes niet meer zo groot zijn.

Groter wordende vraag

Vernietiging leidt tot kostenbesparingen en verkleint de aanslag op het milieu. ‘De enorme toename aan digitale overheidsinformatie die organisaties verzamelen leidt tot een steeds groter wordende vraag naar opslag. Wanneer digitaal vernietigen niet is geïmplementeerd, wordt de opslagcapaciteit deels besteed aan informatie die je niet meer nodig hebt.’

Kosten

Digitaal vernietigen leidt ook tot kosten, afhankelijk van de manier van vernietigen. Er zijn mensen nodig (voor wie duidelijk moet zijn wie welke rol en welke verantwoordelijkheid heeft), maar er moet ook rekening gehouden worden met het aanpassen of vervangen van informatiesystemen. ‘Ook de investering in de benodigde kennis kan kosten met zich meebrengen.’

Legacy-systemen

Zodra duidelijk is wat er wordt vernietigd, moet de manier waarop worden gekozen. De handreiking noemt er drie: met op maat gemaakte ‘scripts’, vernietigingsfuncties die zijn ingebouwd in de systemen en shredders die de fysieke informatiedragers vernietigen. In sommige gevallen kan bijvoorbeeld vernietiging in legacy-systemen worden toegepast, in andere, modernere systemen ‘kunnen de principes van archiving by design, common ground of volledig geautomatiseerd vernietigen worden toegepast.’

Extern

Een aandachtspunt is volgens het Nationaal Archief als overheidsorganisaties hun informatie extern (in de cloud) opslaan. ‘Overheidsorganisaties die hun eigen informatiesystemen niet beheren, moeten een overeenkomst sluiten waar digitaal vernietigen onderdeel van is met de beheerder van deze systemen.’

Bron: BinnenlandsBestuur Digitaal

 

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven

Sociale Media

LinkedIn: VIAG

Twitter: @VIAGmedia

RSS: Nieuwsfeed VIAG

Nieuwsfeeds Overig