Gé Linssen (BZK) en Hank Hermans (CBS).
Om een goed beeld van de economie te geven heeft het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) de juiste gegevens nodig. Ook van bedrijven. Daarom zijn mkb-ondernemers die zijn geselecteerd met een steekproef verplicht om via een digitale vragenlijst cijfers aan het CBS te leveren.
Dat aanleveren van gegevens kost vaak veel tijd. En dat terwijl veel van de informatie die moet worden aangeleverd al aanwezig is in de financiële administratie van het bedrijf. Om het aanleveren eenvoudiger en minder tijdrovend te maken werkten het ministerie van BZK en het CBS samen aan een oplossing op basis van het Referentie GrootboekSchema, RGS.
Minder administratieve lastendruk
“BZK zet zich in voor een digitale overheid voor burgers en ondernemers. Hierbij hoort ook het verminderen van de administratieve lastendruk. De samenwerking met het CBS draagt hieraan bij”, aldus Gé Linssen, hoofd van de afdeling Identiteit & Toegang van de directie Digitale Overheid van het ministerie van BZK.
Om het aanleveren eenvoudiger te maken hebben CBS en BZK het mogelijk gemaakt om gegevens direct uit de boekhouding van een bedrijf te importeren in de CBS-vragenlijst.
RGS Brugstaat
Hoe dit werkt? “De ondernemer maakt eerst een export uit het boekhoudpakket – de RGS Brugstaat. Gegevens uit dit bestand worden geïmporteerd in de digitale vragenlijst van het CBS. Het CBS herkent de codes in de Brugstaat en koppelt deze aan de vragen in de vragenlijst”, aldus Hank Hermans, plaatsvervangend hoofddirecteur Economie, Bedrijven en Nationale Rekeningen (EBN) bij het CBS.
Hiermee wordt veel tijd bespaard. “Het invullen van de vragenlijst kost gemiddeld 2 uur, maar met deze oplossing kan tot 75% van de vragen automatisch gevuld worden. Ondernemers vullen de ontbrekende gegevens handmatig in. Bijkomend voordeel is dat dit betere kwaliteit oplevert voor het CBS. Want door RGS zijn er minder interpretatieverschillen tussen de begrippen van de ondernemer en die van de CBS-vragenlijst. Zo kunnen bedrijven makkelijker bijdragen aan waardevolle cijfers over de Nederlandse economie én hebben ze meer tijd om te ondernemen”, aldus Hank Hermans.
Betere dienstverlening
“De implementatie van RGS door het CBS is een nieuwe, elegante manier om de lastendruk substantieel te verlagen. RGS is onderdeel van het afsprakenstelsel Standard Business Reporting (SBR) dat zorgt voor veilige en kwalitatief hoogwaardige elektronische gegevensuitwisseling. Zoals ook in NL DIGIbeter (de agenda digitale overheid) staat, draagt SBR bij aan het versterken van de Nederlandse digitale economie door het mogelijk maken van ‘eenmalig vastleggen, meermaals uitwisselen’ van bijvoorbeeld financiële gegevens. Voor het CBS betekent het dat bedrijven direct vanuit de boekhouding hun gegevens kunnen aanleveren om de vragenlijst in te vullen. Dit draagt bij aan een persoonlijkere en betere dienstverlening voor ondernemers”, aldus Linssen.
Eenmalig vastleggen en meermaals uitwisselen, hoe zit het dan met privacy? “We gebruiken uit de RGS Brugstaat alleen de gegevens die nodig zijn voor de analyse. Die gegevens worden uitsluitend gebruikt voor deze vragenlijst en in een beveiligde omgeving van het CBS versleuteld bewaard. Dit wordt jaarlijks getoetst, met als resultaat een privacyproof-verklaring. Daarmee voldoet het CBS aan de verantwoordingsplicht van de AVG“, aldus Hank Hermans.
Het elektronisch invullen van vragenlijsten vanuit de boekhouding is nu mogelijk voor mkb-ondernemers in 3 sectoren: horeca, detailhandel en accountancy. De eerste berichten stemmen hoopvol. “Toch blijft het voor ons wel spannend hoeveel er nu gebruik van wordt gemaakt. Als we in de zomer op een succesvolle implementatie kunnen terugkijken dan gaan we voor 2022 waarschijnlijk naar alle branches uitbreiden. Daarnaast biedt het gebruik van RGS ook mogelijkheden voor andere statistieken, denk bijvoorbeeld aan de statistiek over investeringen”, besluit Hank Hermans.