‘Ik ben niet anti pdf. Ik ben pro goede content’

19-08-2021 • Geplaatst in Nieuwsbrief door Renk Ruijter

Logius zette ruim 150 pdf’s om naar toegankelijke webcontent. Henri Spijkerboer, hoofdredacteur bij Logius en bij TenderNed, vertelt over dit project. “Een flinke klus die nog niet helemaal klaar is”.

Geen schaduw-website

Henri: “We hebben deze stap gezet omdat we willen dat onze content vindbaar is, toegankelijk en makkelijk om te gebruiken. Waarom zou je dan iets verstoppen in een pdf? Daarmee creëer je een soort schaduw-website. Binnen een goede website vinden verschillende gebruikers op verschillende momenten in hun klantreis wat ze nodig hebben. Iedere pagina heeft daar een duidelijke functie. In zo’n systeem heb je, wat mij betreft, geen content in pdf’s nodig.”

“Binnen een goede website vinden verschillende gebruikers op verschillende momenten in hun klantreis wat ze nodig hebben”Henri Spijkerboer – webredacteur Logius

Toegankelijk voor iedereen

Henri: “Ik heb niets tegen pdf-documenten, toch lijkt het soms of ik op een anti pdf-kruistocht ben. Dat klopt niet. Wel strijd ik voor goede en gebruiksvriendelijke content. Content die taakgericht is en te gebruiken door iedereen. En ook al zijn de pdf’s toegankelijk gemaakt, echt toegankelijk zijn ze nooit. Ook voor een ziende gebruiker is een pdf van 37 pagina’s, opgemaakt op A4 briefpapier, met 3 voorbladen en voetnoten digitaal niet erg toegankelijk.”

Tot hier en niet verder

Henri: “Ik weet dat organisaties vaak een enorme berg aan bestanden hebben, er schijnen alleen al binnen de Rijksoverheid iets van 1 miljoen pdf’s te circuleren. Je kunt je afvragen of dat allemaal moet worden omgezet naar webcontent. Beter kun je de deur sluiten voor nieuwe pdf’s. Vervolgens ga je de overgebleven bestanden netjes opruimen: wat moet behouden blijven, wat kan naar je webarchief? Dat archief is sowieso een goede troef waarmee je mensen kunt overtuigen: je gooit niets weg, je verplaatst het naar het archief.”

In control

“Om ‘in control’ te komen zou ik beginnen met een grondige inventarisatie: hoeveel documenten zijn er, zijn deze al toegankelijk, hoe vaak worden ze bekeken, wie is de eigenaar, maar vooral: wat staat er eigenlijk in? Klopt dat nog wel, is het actueel, hoe past het in het geheel van je website? Bepaal ook vooraf wat je doet met verouderde informatie in de pdf’s.”

“Content is nooit af, gebruik deze opgave als kans om je website weer iets klantgerichter te maken.”Henri Spijkerboer – webredacteur Logius

Hoe verder?

Henri: “Als organisatie moet je al vroeg bedenken hoe je je informatie dan wel online zet. Welke formats gebruik je voor welke content? En heb je alles wat je daarvoor nodig hebt? Bij het migreren naar andere formats is best wel wat creativiteit nodig. Denk hierbij vanuit de gebruiker. Bij TenderNed hadden we 2 gebruikershandleidingen, dat waren monster-pdf’s van wel 100 pagina’s. Tijdens het wegwerken van deze pdf’s hebben we alle handleidingen geheel herschreven en opnieuw vormgegeven. Nu zijn het zo’n 70 losse selfservice webpagina’s, waarbij we per pagina zoveel mogelijk één afgeronde taak behandelen. Laat je vooral niet gek maken. Content is nooit af, gebruik deze opgave als kans om je website weer iets klantgerichter te maken.”

Tips van Henri Spijkerboer

  • Start met een inventarisatie: welke pdf’s heb je? Welke zijn overbodig? Welke wil je behouden?
  • Maak een migratieplan, met daarin de content-formats waarmee je alle content vorm kunt geven.
  • Bekijk al vroeg of je CMS die formats ondersteunt, kun je bijvoorbeeld lange pagina’s kwijt?
  • Neem de organisatie mee in de nieuwe aanpak.
  • Denk ook na over nieuwe workflows: een pdf vervangen werkt anders dan content in een webpagina aanpassen.
  • Sluit de deur voor nieuwe pdf’s.
  • Laat via een verklaring op je website weten dat je bezig bent met toegankelijkheid.

Gerelateerde content:

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven

Sociale Media

LinkedIn: VIAG

Twitter: @VIAGmedia

RSS: Nieuwsfeed VIAG

Nieuwsfeeds Overig