De Taskforce Samen organiseren bestaat uit gemeentesecretarissen en directeuren met een link naar diverse vakverenigingen zoals VIAG en IMG. De Taskforce is adviserend richting het College van Dienstverleningszaken, maar heeft ook een eigenstandige rol en taak. De Taskforce is ingesteld om de uitvoeringspraktijk en de ervaring uit de gemeentelijke werkorganisatie toe te voegen aan de bestuurlijke ambities van samenwerken en collectiviteit in brede zin. Financiering vindt plaats vanuit het fonds GGU. De Taskforce stimuleert het gebruik maken van formats en standaarden die al elders worden toegepast, en als nog geen standaarden zijn, deze dan te ontwikkelen met andere gemeenten.
Tweemaandelijks komt de Taskforce bij elkaar en op de agenda staan op het snijvlak van beleid en uitvoering de Informatiekundige vraagstukken waar wij als professionals dagelijks mee te maken krijgen.
Vanuit VIAG en IMG is Constance Boogers degene die aanschuift bij de tweemaandelijkse vergadering en in overleg en samenwerking met leden van het CIO beraad, IMG bestuur en VIAG bestuursleden en regiovoorzitters (ICT beraad) de Taskforce van feedback op de stukken voorziet.
Op de agenda van 16 september stonden de volgende onderwerpen: het Onderzoeks- en adviestraject versterking bestuurlijke sturing Common Ground (zie ons eerdere artikel: Herijking Common Ground - VIAG) nav het onderzoeksrapport van PBLQ van vóór de zomer, de menselijke maat binnen Sociaal Domein (WaU / werken aan uitvoering) over de ethische kant bij het toepassen van technologie, terugkoppeling kringbezoeken door de gemeentesecretarissen, het komende VNG jaarevenement VNG Realisatie Jaarevenement: Op Koers in Uitvoering | VNG, uitvoering GGU en portfolio GGU Portfolio | VNG, en terugkoppeling vanuit College van Dienstverleningszaken.
Bij al deze ontwikkelingen blijven we de aandacht vragen voor vertaling naar de kleinere gemeenten en samenhang de vele ontwikkelingen. Dat klein(ere) gemeenten gehoord en meegenomen worden bij implementatie en opschaling.
In de eerdere Taskforce vergadering van voor de zomer hebben onze zorg uitgesproken over vertraging van rand voorwaardelijke onderdelen bij voorbeeld WOO van Plooi, DSO en de ontwikkelingen binnen GGI-veilig (voortijdig stopzetting). Later dit jaar zullen we vanuit de VIAG hierover in gesprek gaan met de leden van de Taskforce.
Als bestuur blijven we benadrukken hoe belangrijk het is dat we als vakvereniging van Informatieprofessionals van (met name kleinere) gemeenten proactief en soms indien nodig reactief mee blijven denken en feedback geven bij de verschillende ontwikkelingen. Zodat onze bestuurders op basis van deze input en feedback in staat worden gesteld om de juiste besluiten te kunnen nemen op de Informatiekundige vraagstukken die er spelen.
Hieronder een korte impressie van Constance van de Taskforce van 16 september.
Overleg : Taskforce Samen Organiseren Datum : 16 september 2022 10:00 – 13.00 uur
Deelnemers:
Arne van Hout, Henk Mensink, Marijke Wilms, Dennis Lacroix, Linda Molenaar, Andreas de Graaf, Christien Bronda, Constance Boogers, Marjon van der Maat
VNG : Nathan Ducastel, Patricia Vogel
- Opening, mededelingen
Welkom gast Henk Verbunt (gemeentesecretaris). Deze keer zijn als nieuwe leden Taskforce aangeschoven Saskia Gerritsen (directeur bedrijfsvoering Groningen) en Christien Bronda (Gemeente secretaris Groningen) die dit samen gaan doen.
- Update op lopende zaken
Impressie: Observatie dat de werkdruk bij gemeenten stevig oploopt. Vooruitkijken en balans gaan zoeken is wel een gezamenlijk thema. Er staat veel op de agenda bij iedereen. We zien ondertussen dat online het gemakkelijker is geworden en fysiek bij elkaar komen minder frequent lukt. Zeker ook omdat we de eerder vrijgevallen tijd met allerlei inhoudelijke extra taken zijn gevuld. 14 oktober wordt een andere datum waarschijnlijk en dan gaan we zeker voor fysieke ontmoeting. Voorzitter meldt dat hij zowel van dit overleg als WaU voorzitter is. Dat wordt een moeilijke combi gezien het tijdbeslag Hij blijft lid van CvD ivm WaU en wil voorzitterschap Taskforce gaan overdragen. Er is een goede kandidaat vanuit VGS in beeld die voorgedragen gaat worden.
- College van Dienstverleningszaken
Terugblik CvD 30-05-2022 en 08-07-2022 en vooruitblik CvD 29-09-2022 Impressie: Er is kennis van genomen.
- Jaarevenement VNG Realisatie
Uitvoeringsprofessionals I(CT) en dienstverlening kwamen tot de onderbreking door de corona maatregelen jaarlijks tijdens het KING / VNG Realisatie congres bij elkaar om informeel en verbindend hun uitvoeringsvraagstukken binnen maatschappelijke opgaven te verkennen en concrete oplossingen te delen. Dit jaar wordt er op donderdag 10 november vanuit DeFabrique in Utrecht een Jaarevenement georganiseerd. Doel van het evenement is de aandacht voor de uitvoering te vergroten. De Live Studio VNG Realisatie is bedoeld voor management, directie, wethouders, gemeentesecretarissen en programmaleiders van gemeenten. Zie voor informatie over programma en inhoud de website: https://vng.nl/vngrjaarevenement Tijdens de toelichting zal ook worden ingegaan op de link tussen het VNG congres, het Ibestuur congres en dit congres om de toegevoegde waarde van dit congres voor GGU (uitvoeringspraktijk van gemeenten) te verduidelijken. Inbreng: . Impressie: Stephan Glerum licht aan de hand van enkele sheets het andere doel/karakter van dit congres toe. Signaal door Taskforce dat vanuit gemeenten de uitvoeringspraktijk deels tot doelgroep lijkt te behoren. Vraag waarom de inhoudelijke werkvloer dan niet uitnodigen? Vraag is wel vanuit inhoud of we een inbreng kunnen leveren op het programma, dat wil laten zien hoe de uitvoering op koers ligt of op reis is. Er wordt via Stephan Glerum met Rachel van der Helm contact gelegd met IMG/CIO-beraad, om te kijken wat de toegevoegde waarde is van inbreng op bepaalde onderwerpen die het i-domein raken. Zoals dat ook wordt uitgevraagd aan andere koepels/verenigingens. De inhoud die tot nu is uitgelijnd wordt nog nagezonden. Bijvoorbeeld is de suggestie de uitkomsten van de meerdaagse en het spoor Common Ground daar te delen. Het karakter is deels fysiek en online te volgen.
- Relatie gemeenten - Werk aan Uitvoering (WaU)
Doel is oordeelsvorming – hoe kunnen we het gemeentelijk geluid het best vorm en inhoud geven? Vanuit Werken aan Uitvoering is er een kamerbrief over menselijke maat gemaakt (kamerbrief-over[1]acties-kabinet-bevorderen-menselijke-maatwetten-en-regels.pdf). In de Ministeriele Commissie Uitvoering heeft Henri Lenferink aangegeven dat gemeenten het voortouw willen nemen bij het ontwikkelen van het maatwerk over de verschillende organisaties heen (multiproblematiek / de 4%) omdat deze mensen uiteindelijk bij gemeenten terecht komen voor hulp en de situatie vaak zo ingewikkeld is dat zelfs onze professionals er niet uitkomen. In de MCU werd er verwezen naar het Programma Maatwerk Multiprobleemhuishoudens (PMM). Hiermee hebben we contact gelegd en zij komen langs bij de Taskforce op 16 september. Naast het PMM bestaan binnen gemeenten meerdere initiatieven naast elkaar. Gericht op de burger of ondernemer door het verkrijgen van een oplossing met bureaucratievrij geld, of gericht op de bureaucratie achter de casus. Voorbeelden zijn de ‘doorbraakmethode’ of het ‘mini[1]maatwerkbudget’. Na de presentatie door het Programma Maatwerk Multiprobleemhuishoudens is het de bedoeling om te sparren over wat de insteek moet zijn / worden als gemeenten het voortouw nemen bij het oplossen van dit vraagstuk. We hebben programma’s, methoden, etc. Maar wat moet er nu gebeuren, welke besluiten zijn er nodig, welke lessons learned zijn er (cq bevindingen / ervaringen). Wat vraagt het van gemeenten? Bij deze discussie is AJ Kruiter van het Instituut Publieke Waarden ook uitgenodigd. Impressie: In gesprek met de heer Kruiter en mevrouw Jellema hoe we als gemeenten met deze problematiek bezig zijn. Christien Bronda geeft weer hoe de WIJ-teams in Groningen functioneren. Albert Jan Kruiter meldt dat het systeem flexibel en robuust zou moeten kunnen bewegen en ziet dat maatwerk vanuit organisaties veelal niet hielp (100.000 per persoon qua kosten/jaarlijks). In gesprek met de doelgroep zelf kwamen er betere oplossingen uit. Daarna is deze methode gedigitaliseerd om gemeenten en andere organisaties directer te kunnen helpen. Dit is gestandaardiseerd maatwerk die willekeur voorkomt en wel helpend is. Levert professionals uit ervaring veel tijdwinst per gezin, levert data op voor beleidsbijsturing over wat helpt en nog meer mensen die relevante zorg krijgen die resultaten geeft voor de mensen die het nodig hebben en het meest kwetsbaar zijn. Gaat dus om laagdrempelige voorzieningen dichtbij de mensen brengen en het levert ondertussen aanzienlijke besparing op is de eerste ervaring. Het geld dat vrij komt kan geïnvesteerd worden in versterken sociale basis in wijken. Daar zit wel nog een dikke maar aan, gezien het functioneren van dit financiële stelsel/systeem. De methode heet nu de doorbraakmethode. Het gaat om 100.000 mensen in de knel en alle 10.000 professionals van gemeenten moeten dit kunnen, zodat het ook schaalbaar is. Vandaar deze ontwikkeling van een methode die aantoonbaar helpt mbv een app. Kan niet alleen afhangen van toppers onder de professionals. Dan redden we nl. het helpen van de vraag niet. De vraag is, leidt dit tot gedragsverandering in organisaties, omdat niet overal de ruimte hiertoe wordt gevoeld. Op dit moment werken al 2700 professionals met deze methode. Albert Jan ziet dat een gestandaardiseerd maatwerk op deze manier vooral schuurt bij het middenmanagement, omdat het nieuwe vraagstukken oproept. Bv het levert een enorme besparing op in het maatwerk en mag dan het geld dat vrijkomt doorgeschoven worden naar de sociale basis. Dat vergt dus aanpassing van beleidskaders en de financiële controlling. Dat vraagt ook om samenspel tussen bestuur en management dat anders van karakter moet worden. Het standaardiseren van maatwerk op de Bedoeling is een cultuurinterventie. Vaak wordt te snel gezegd het mag niet van de wet, terwijl de tool helpt te zien dat een bepaalde maatwerkoplossing wel binnen die wet past. Dus dat geeft veel steun om iets te onderbouwen ipv dat professionals denken dat het niet kan (rules are tools ofwel de wet geeft instrumenten en ruimte; meer dan de meeste professionals vooraf en analoog denken). Het geeft juridische, financiële en maatschappelijke onderbouwing voor een goede ondersteuning van mensen. Vraag is het behulpzaam dat dit standaard wordt verklaard? Op zich wel want dan hoef je niet 344 de vraag van de FG te beantwoorden of de app AVGproof is. Te vaak wordt de app niet begrepen en vergeten dat het ook interessante data voor de voorkant opleveren. Daar zouden alle wijkteams hun voordeel mee kunnen doen. Vraag is hoe leert iedereen deze tool goed kennen. Ander vraagstuk is hoe kunnen besparingen echt vrijgespeeld worden binnen gemeenten ipv terug te vallen als budgetverlaging in een regeling/sectoraal. Vraag is ook moeten gemeenten hier de centrale regie in krijgen, want nu zijn we in samenwerking nog veel afhankelijke van andere overheden die het onderzoek nu opnieuw starten ipv vertrouwen op wat gemeenten hebben gedaan in het onderzoek. Het ministerie SZW voorziet via het landelijk maatwerk loket (gratis) en het register in sneller bij de goede professionals uitkomen om oplossingen voor elkaar te krijgen. Ook is er een landelijke regeling om geld te kunnen voorschieten als niet duidelijk is uit welk potje een voorziening betaald moet gaan worden. Veel wijkteams zijn uitbesteed door gemeenten en vraag is hoe stevig voer je dan als gemeente regie. Woningschaarste, GGZzorg en energie armoede gaan de komende jaren zeker de gevraagde oplossingen stevig in de weg zitten. Daar kan de gemeente onvoldoende op sturen. Aspect vertrouwen is belangrijk en ministerie SZW helpt gemeenten het geluid van hen bij andere ministeries binnen te tillen. Dat helpt ook wetgeving of vraagstukken op de agenda te zetten. Concluderend: Hoe krijgen we de overige 239 gemeenten aangesloten en hoe maken we dit verder bekend. Er komt informatie voor nieuwsbrief VGS om er meer reclame voor te maken. Ook de bestuurlijke kant VNG kan via de relevante VNG-werkgroep die hierover gaat, geïnformeerd worden. Vooral de app en tool kan ook in procedure “standaard” komen, waarin de Taskforce en CvD hun rol in spelen. Tot slot kan dit verhaal meegenomen worden in de kringgesprekken in de regio die het land door gaan.
- Toegankelijkheid
De Gebruikersvereniging Centric zoekt al maanden naar ambtenaren met een beperking die Centric-software willen testen op toegankelijkheid. Ondanks landelijke oproepen en contact met belangenverenigingen, zijn er tot nu vijf gevonden. Hoe kan dat?
Henk Verbunt is gemeentesecretaris van de gemeente Noardeast Fryslân. Ook hij zocht mee. “Ik heb het gevraagd in de kring van gemeentesecretarissen in Friesland. Ik heb een mail gestuurd aan de Vereniging van Gemeentesecretarissen en kreeg geen enkele reactie. Dan zijn er twee mogelijkheden: het onderwerp staat niet op de agenda of het is geen probleem.” Een boude uitspraak waar Henk Verbunt graag over wil discussiëren. Impressie: We spreken met elkaar over aard van beperkingen en wat precies de vraag is van deze leverancier. Het vraagstuk is aan de andere kant is, zien we deze groep als arbeidspotentieel over het hoofd zolang we de toegankelijkheid niet verbeteren. Concluderend: kan Centric concreter/scherper de vraag stellen en het testen kan ook door anderen gedaan worden aan de hand van kennis over toegankelijkheidsvraagstukken. Als de toegankelijkheid verbeterd, geeft dat perspectief om andere arbeidspotentieel mogelijk aan je verbinden.
- Taskforce kringbezoeken
De Taskforce heeft ervoor gekozen om in haar rol als aanjager en ambassadeur van het fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering een activerende ronde langs de Gemeentesecretariskringen te houden. Tijdens de vergadering zal worden teruggekoppeld over afgelegde bezoeken en vooruit worden geblikt naar geplande bezoeken. Impressie: Herkenbaar dat het nodig is concreet met elkaar in te gaan op wat er is/kan en vooral ervaringen te delen. Vraagstuk komt langs of niet meer opgelegd/standaard verklaard moet worden. Er wordt al adhesie gegeven in de kringgesprekken aan deze gedachte om meer samen op te gaan leggen. En dat ook samen de implementatie helpen organiseren. Het helpt zeker als je bij de kring komt en nodig dat dit niet eenmalig is. Tip voor de volgende gesprekken is om als Taskforce de verbinding met de voorzitter van de kring vooraf te zoeken. Tevens niet technisch insteken, dat kan wel bij een parallel i-domein spoor. Er is inmiddels genoeg inhoud om tot het goede gesprek te komen.
- Quick scan lokale democratie
In het programma Democratie in Actie 2019-2021 is de tool Quick Scan Lokale Democratie ontwikkeld en opgeleverd. De Quick Scan Lokale Democratie is de afgelopen jaren succesvol gebruikt door gemeenten om een ‘foto’ te maken van de stand van zaken van de lokale democratie. Vier groepen worden bevraagd: collegeleden, raadsleden, ambtenaren en inwoners. Aan de hand van de resultaten van de Quick Scan wordt het gesprek gevoerd en activiteiten benoemd om het democratisch samenspel te versterken. Tegelijkertijd kan ook worden gezien via de benchmark hoe de gemeente scoort ten opzichte van de andere gemeenten waar de quick scan al is uitgevoerd. De wens is om de Quick Scan Lokale Democratie - ook na het beëindigen van het programma Democratie in Actie – beschikbaar te blijven stellen voor gemeenten. Onderzoek is gedaan naar de mogelijkheden om de tool inclusief bijbehorende diensten te continueren in de komende vier jaar tot en met 2025. In een businesscase worden alle relevante onderwerpen benoemd van belang voor de in beheer name van de tool Quick Scan Lokale Democratie. Zodoende kan een afgewogen beslissing worden genomen door het CvD op basis van een advies van de Taskforce. Na beoordeling van de stukken en advisering aan de CvD kan de Taskforce een ambassadeursrol vervullen richting gemeentesecretarissen ter promotie en aanbeveling van het gebruik van dit instrument Inbreng: Impressie: Er worden vragen gesteld over de genoemde businesscase en mn meerwaarde. Wanneer zijn we tevreden als dit instrument opgenomen wordt en welke resultaatverwachting hebben we dan. Conclusie de Taskforce ziet waarde van dit instrument om dit bekender te maken bij gemeenten, omdat elke gemeente dit kan doen en hulp hierbij gevraagd wordt. Wel oppassen dat er nu verschillende instrumenten zijn bv het gemeentelijk statuut. De G6 is ook samen een monitor aan het maken. Dus ga na of dit in de breedte dan effectief genoeg is, want niet alle gemeenten gaan daardoor hier een beroep op doen. VGS en Griffiersvereniging en Burgermeestersgenootschap worden aangesproken als natuurlijke ambassadeurs.
- Common Ground
In 2017 is de informatiekundige visie Common Ground gepresenteerd. Sinds die tijd is de visie breed omarmd, de beweging op gang gebracht, voorzieningen ontwikkeld, standaarden vastgesteld en zijn tal van projecten gestart: door gemeenten, ketenpartners, marktpartijen en de VNG. Naar aanleiding van het adviesrapport van PBLQ stemde het College van Dienstverleningszaken in met een gezamenlijk voorstel van betrokkenen uit het gemeentelijke IV-werkveld en de VNG over herijking van de vervolgstappen. Tijdens de Common Ground Meerdaagse van 27 t/m 29 september aanstaande werken VNG en partners uit het Common Ground netwerk gezamenlijk naar een realisatiestrategie toe, waarbij onderwerpen als governance, rolverdeling, de programmaorganisatie en financiën in de scope worden meegenomen. Tijdens de eerste twee dagen gaan we aan de slag in wisselende samenstellingen vanuit het CIOBeraad, IMG, VDP, VIAG, de Manifestgroep, rijksoverheid, marktpartijen en de VNG. Op de derde dag wil de groep het College van Dienstverleningszaken meenemen in de resultaten tijdens de CvD vergadering op 29 september. Doel van de bespreking in de Taskforce is oordeelsvorming – hoe kunnen we de rol van de Taskforce tijdens- of rond de meerdaagse het best vorm en inhoud geven? Impressie: Taskforce wil helpen concrete resultaten uit de meerdaagse verder te brengen en te onderscheiden welke bestuurlijke thema’s bij CvD terecht moeten gaan komen. Dit gesprek is een check op wat verwachten we als Taskforce rond de meerdaagse. Programma dag 1 is werken aan samenwerking en portfolio. Dag 2 verbreden we met ketenpartners/markt en einde van die dag is er een reflectiemoment met Taskforce. De vraag is vraag of dat realistisch en behapbaar is voor gemeenten wat dan op portfolio staat. Welke vraagstukken zijn er dan rond governance en hoe realiseer je dat gemeenten autonomie stukje gaan loslaten en durven we koplopers daarin voorop te laten gaan. Taskforce vraagt of er voldoende wordt gekeken wat de techniek kan betekenen voor maatschappelijk belang. Ja, deels zal het gaan over de techniek die nodig is, maar het loslaten van de autonomie vraag, richt zich m.n. op maatschappelijke baten. Er wordt gevraagd hoe is uitgenodigd. Uitgelegd wordt hoe de lijst tot stand is gekomen en de namenlijst wordt nog gedeeld met Taskforce. Dat is uiteraard altijd een zoeken tussen brede vertegenwoordiging als ook nu op een andere manier in een pressure cooker stappen met elkaar gaan zetten. Verder wordt gemeld dat er 2 avondmomenten zijn om een brede kring van stakeholders bij te praten over de deeluitkomsten van de dagen. Zodat iedereen die wil, nu al actief mee op vlieghoogte kan komen. Er wordt aandacht gevraagd over de aansluiting met mensen/gemeenten die nu nog niet aangesloten zijn. Dat zal zeker in het vervolg bekeken worden, want dit is het begin van de nieuwe manier van werken om concreet en resultaatgerichter tot doen/maken te komen en daar hoort ook het betrekken van de hele gemeentelijke community bij in bekendmaken met die producten en diensten. Nathan meldt tenslotte hoe de afgelopen maanden scherp met elkaar gesproken is, nadat voor de zomer rond het PBLQ rapport de nodige discussie was ontstaan. We zijn nu in gezamenlijkheid bezig de meerdaagse te organiseren om via goede gesprekken afspraken te maken over hoe we dit in het vervolg willen vormgeven op governance en inhoud.
- Stukken ter informatie & hamerstukken
Dreigingsbeeld De IBD zal begin oktober het 2-jaarlijks Dreigingsbeeld publiceren. Met dit dreigingsbeeld wil de IBD gemeenten weerbaarder maken op het gebied van informatiebeveiliging door inzicht te geven in de belangrijkste risico’s, de belangrijkste bedreigingen te duiden, handelingsperspectief te bieden en dit waar mogelijk toe te lichten met actuele voorbeelden. Het onderwerp lijkt op het eerste gezicht technisch en complex, maar niets is minder waar. Management en bestuur zijn bij uitstek in staat om risico’s ten aanzien van de informatievoorziening op waarde te schatten en zelf keuzes te maken. Graag wil de IBD de publicatie aanbieden aan de Taskforce SO. Portfolio overzicht Het portfolio overzicht (deel VNG Realisatie) staat online: https://vng.nl/gemeentelijke-uitvoering Impressie: Goed dat het nieuwe dreigingsbeeld weer verspreid wordt.
- Verslag Taskforce 30-05-2022 Impressie:
Wordt vastgesteld.
- Rondvraag
Impressie: Nathan geeft aan dat hij VNG naleving bv verantwoordelijk is geworden. Een aantal bv’s worden gefuseerd tot 1 uitvoerings bv. Vandaar deze ontwikkeling om meer tot 1 VNG te komen. Verder brengt hij een aantal beleidsteams bij elkaar om meer gelijkwaardigheid met realisatie te komen. Marijke vindt het jammer dat Arne gaat stoppen met zijn voorzittersrol, gezien zijn fijne manier van werken in dit verband. Daar sluiten de andere leden zich bij aan, want knap hoe hij een volle agenda met de goede aandacht en energie bij elk punt in bespreking heeft gebracht.
Voor vragen neem contact op met Antoinette van Leeuwen, a.van.leeuwen@zeist.nl ,VIAG bestuurslid / gemeente Zeist