De Maand van de Digitale Fitheid ligt alweer ver achter ons, maar we blikken nog één keer terug. Tijdens deze maand (maart 2022) bleek veel animo voor een webinar over digitaal vernietigen. Aanleiding om wat dieper in de informatiehuishouding en archivering bij gemeenten te duiken, samen met webinar-host Migiza Victoriashoop.
Victoriashoop werkte destijds als projectmanager Digitale Informatievoorziening bij het Waterlands Archief(link naar andere website). Het Archief is vanuit 5 gemeenten in de regio Waterland gemandateerd op het beheer van hun archieven en collecties. Victoriashoop helpt deze gemeenten bij het op orde krijgen van de informatiehuishouding. “Door de informatie op orde te hebben, kunnen ze beter hun diensten verlenen aan burgers en bedrijven, én natuurlijk voldoen aan wet- en regelgeving, onder andere de Wet open overheid en Archiefwet.”
“Vanuit de archiefinstelling kijk ik bijvoorbeeld naar hoe de duurzame toegankelijkheid van informatie gerealiseerd kan worden. Want als archieven naar een archiefinstelling worden overgebracht, moet informatie toegankelijk zijn voor de burger, ambtenaar én onderzoeker. Niet alleen vandaag, maar ook in de verre toekomst.”
Wat is wat jou betreft de basis van archiefbeheer vandaag de dag?
“Er is verschillende wetgeving die een multidisciplinaire aanpak nodig maakt. Met iemand van de juridische afdeling, iemand van informatiebeheer die veel over bewaartermijnen weet, iemand met een IT-achtergrond, de proceseigenaar. Kortom, verschillende expertises.”
“Je moet met zoveel aspecten rekening houden: privacy, informatiebeveiliging, de Archiefwet, et cetera. Maar je hebt ook met steeds meer partners in de informatieketen te maken. Denk aan gemeenten die DVO’s (dienstverleningsovereenkomsten) hebben afgesloten. Als archiefinstelling krijg je dus zowel direct als indirect met meerdere organisaties te maken.”
Wat kan je zelf doen als medewerker?
“Je kan ook op individueel niveau naar het eigen archief gaan kijken. Welke informatie mag wanneer weg? Het gebruiken van een selectielijst(link naar andere website) kan een eerste stap zijn. Ook persoonlijke mappen kun je opruimen. Heb je een bestand 5 jaar niet geopend, dan is het wellicht tijd om het weg te gooien.”
“Daarnaast is het belangrijk om voor jezelf inzichtelijk te maken met wat voor informatie je werkt. Bijvoorbeeld persoonsgegevens, archiefwaardige informatie of bedrijfsgevoelige informatie. Door de sleur van alledag lijkt alles al snel ‘gewone’ informatie, en staan we niet stil bij de rol die het inneemt in de bredere informatiehuishouding. Maar het kan wel gevolgen hebben als we daar niet zorgvuldig mee omgaan en de grip op die informatie verliezen.”
“Vaak hoor je: archiveren komt later wel een keer. Totdat mensen iets niet kunnen vinden, of informatie onvoldoende afgeschermd hebben. En daarom moet je er al vroeg mee bezig zijn. En je bewust zijn waarom dat belangrijk is. Archiveren gaat bijvoorbeeld ook over wegdoen, ordenen, structureren.”
Het begint allemaal bij besef. Je hoeft niet te snappen hoe het allemaal precies werkt. Maar vanuit dat besef kun je vragen stellen over hoe je met informatie omgaat.Migiza Victoriashoop
Is dat de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf?
“Dat inzicht hoef je niet alleen op te doen, dat is ook niet jouw specialisme. Maar er zijn wel mensen binnen de organisatie die je daarbij kunnen helpen, zoals de Documentaire Informatievoorziening (DIV). Het begint allemaal bij het besef. Je hoeft niet te snappen hoe het allemaal precies werkt. Maar vanuit dat besef kun je vragen stellen over hoe je met informatie omgaat. Zodat de verantwoording voor een goede informatiehuishouding niet alleen iets van de DIV is, die traditioneel pas aan het eind van de informatieketen in beeld komt.”
Victoriashoop gaat verder: “Onder invloed van digitalisering moeten we eerder in het proces naar zo’n archiveringsvraagstuk kijken. Ook gezien de groei van dossiers. Maar het gaat niet alleen om het archiveringsvraagstuk. Hoe gaan we überhaupt met informatie om? Ik probeer niet alleen vanuit de eigen bril te denken. Je moet immers rekening houden met zoveel belangen. IT, bedrijfsvoering, en natuurlijk de burger die informatie al eerder terug wil kunnen zien.”
En welke opgaven liggen er voor de toekomst?
“Burgers laten zelf zien hoe ze informatie gepresteerd willen hebben. En ik vind dat we daarin moeten meebewegen. Zo kunnen we mensen tegemoet komen door met technieken als linked open data door te verwijzen naar betrouwbare relevante bronnen en rijkere informatie aanbieden.”
“Daarnaast is het instrueren van de nieuwe aanwas informatiebeheerders onze opdracht. We moeten een inhaalslag maken vanaf hoe we het gewend zijn. En dat vergt een omslag. Misschien hebben we wel archiefambassadeurs nodig die uitdragen wat het betekent om in het archief te werken en het belang van een goede informatiehuishouding. Want we zijn echt meer dan alleen van de post, registratie en de stofjas in het depot.”