“Wij brengen zaakgericht werken terug naar de basis"
Gemeente Wageningen en BCT hebben onlangs een nieuw hoofdstuk toegevoegd aan hun twaalfjaar durende samenwerking. De gemeente is bewust bezig met de transitie naar een proces- en ketengeoriënteerde organisatie en gaat samen met BCT deze overgang zo goed mogelijk inrichten. De invoering van zaakgericht werken met Liber is de eerste stap in het nieuwe partnerschap. Gemeente Wageningen heeft een unieke visie op zaakgericht werken, waarbij niet het KCC maar de interne bedrijfsvoering de belangrijkste drijfveer is. “Zaakgericht werken is meer dan alleen onderdeel van de dienstverlening aan burgers en bedrijven”, zegt Rob Haans, management consultant ICT bij gemeente Wageningen.
Gemeente Wageningen heeft in BCT een partner gevonden die buiten bestaande kaders meedenkt. “In de gesprekken met BCT kwam al snel naar voren dat wij zaakgericht werken anders willen aanpakken dan andere gemeenten. BCT heeft zich daarbij gericht op het realiseren van een gezamenlijk geformuleerde visie, ambitie en implementatiestrategie, in plaats van het simpelweg implementeren van een zaaksysteemoplossing”, vertelt Haans. Hij vervolgt: “We zijn als gemeente altijd al een beetje anders geweest. Wij maken bijvoorbeeld geen gebruik van een KCC, omdat we vinden dat de dienstverlening hoort te liggen bij de inhoudelijke behandelaars binnen de gemeente. We willen voorop lopen op het gebied van digitaal werken en de wens was om plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken. Dus zaakgericht werken moet voor ons vooral ervoor zorgen dat we digitale informatie aan een zaak kunnen koppelen. Je kan daarna nog veel verder gaan, door statusinformatie, activiteiten en data toe te voegen. Maar in onze definitie brengen we zaakgericht werken terug naar de kern: het beheren van informatiedossiers ten behoeve van de afhandeling van zaken.”
Keep it simple
In de implementatie koos gemeente Wageningen ook voor een eigen aanpak, waarbij ‘keep it simple’ de boodschap is. De gemeente stelde slechts vijftien generieke zaaktypen op, waarmee alle werkprocessen in de organisatie uitgevoerd kunnen worden. Er zijn niet alleen zaaktypen voor dienstverleningsprocessen als publieke producten en subsidies, maar ook voor interne processen zoals bestuurlijke besluitvorming en financiën. Haans licht zijn werkwijze toe: “We hebben bij andere gemeenten gezien dat het veel tijd kost om elk specifiek werkproces helemaal uit te werken en in te richten. Dat leidt meestal ook tot een overgangssituatie waarin sommige werknemers of afdelingen wel zaakgericht werken en andere niet. Wij kozen voor de ‘big bang’-aanpak en zijn uitgegaan van de meest eenvoudige processtappen. Alleen specifieke behandelaars en bewaar- en vernietigingstermijn zijn daaraan toegevoegd.” Haans verwacht dat in de loop van de tijd medewerkers vanzelf aangeven waar ze specifieke tussenstappen nodig hebben. “Ook dan zullen we per werkproces bekijken of een verdere verdieping voldoende meerwaarde biedt. We willen stimuleren om er bewust over na te denken of meer complexiteit in het proces echt nodig is.”
Business Process Management
Als een van de eerste gebruikers is de gemeente ook gestart met de nieuwe functionaliteit in Liber voor Business Process Management (BPM). Liber maakt gebruik van BPM-technologie om specifieke processen te implementeren. Dit heeft zowel betrekking op werkprocessen als bedrijfsprocessen. Het voordeel van BPM-technologie is dat een proces gemodelleerd kan worden zodat alle informatie of functionaliteit (ontsloten middels webservices) van alle aangesloten informatie systemen gebruikt kan worden.
Dankzij zaakgericht werken met Liber is gemeente Wageningen beter in staat regie te houden over de informatievoorziening. “De decentralisatie van wet- en regelgeving heeft een enorme impact op onze organisatie, want we gaan nog nauwer samenwerken met onze ketenpartners en zijn verantwoordelijk voor het beheren van complexe informatiedossiers. Ik ben ervan overtuigd dat we met onze aanpak klaar zijn om slim en flexibel om te gaan met de uitdagingen waar we mee te maken krijgen”, besluit Haans.