Amstenrade, 9 april 2014 - Factuurherkenningssoftware van BCT herkent alle factuurformaten
Tijdens het Factuurcongres op 17 april lanceert BCT, leverancier van Enterprise Information Management (EIM), de oplossing Corsa E-Invoice 2.0. Hiermee maakt BCT het voor het eerst mogelijk om binnen een DMS-oplossing naast pdf’s ook facturen van verschillende XML-formaten automatisch te herkennen en verwerken.
Veel bedrijven zien de voordelen van e-factureren: het levert veel tijdswinst, gemak en overzicht op. Bovendien zijn e-facturen minder belastend voor het milieu, omdat er geen papier of transport voor nodig is. Het is voor de ontvangers van deze facturen echter lastig dat verschillende leveranciers vaak verschillende formaten hanteren, die niet altijd aansluiten op het boekhoudsysteem van de ontvanger. “We zien ook dat veel leveranciers huiverig zijn om een formaat te kiezen en daardoor gedigitaliseerde pdf’s sturen in plaats van echte digitale facturen”, zegt Jerry Lenaerts, manager knowledge domain finance & compliance bij BCT. Hij vervolgt: “De Europese Commissie heeft onlangs een voorstel aangenomen over het mogelijk maken van Europees e-factureren. Maar het kan nog wel jaren duren voordat er een Europese factuurstandaard beschikbaar is. Tot die tijd hoeft het ontbreken van een universeel formaat de adoptie van e-invoicing wat ons betreft niet in de weg te staan.”
Automatisch data herkennen
De oplossing E-Invoice is een aanvulling op de bestaande software van BCT voor digitale factuurverwerking. Het maakt het niet uit of de factuur die binnenkomt een pdf, HR-XML-, UBL of welk ander XML-formaat dan ook is. Op alle facturen komen immers dezelfde factuurvelden voor, alleen staan ze op een andere plaats. E-Invoice 2.0 analyseert het document, registreert alle relevante data en zet deze in het gewenste formaat door naar het boekhoudsysteem. Tegelijkertijd krijgt de leverancier een ontvangstbevestiging en wordt de interne workflow gestart voor behandeling en accordering. Alle relevante documenten worden via het document management systeem (DMS) opgeslagen in het digitale archief.
Zelflerend
Het systeem is zelflerend, legt Lenaerts uit. “De eerste keer dat een digitale factuur van een leverancier wordt ontvangen, vindt er een controle plaats van het XML-formaat. Is het XML-formaat bekend, dan is het een kwestie van de vooraf gedefinieerde velden bekijken. Wanneer het gaat om een niet-herkend XML-formaat of een pdf, dan traint de behandelaar het systeem door de juiste velden aan elkaar te koppelen. Het getrainde XML-formaat wordt opgeslagen en als een nieuwe leverancier ditzelfde formaat gebruikt worden de getrainde velden automatisch herkend. Ten slotte zorgt E-Invoice ervoor dat de facturen automatisch in het DMS en boekhoudsysteem worden geregistreerd.”
Pilot
De afgelopen maanden is E-Invoice voor het eerst geïmplementeerd bij het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). “We hebben gedurende de pilot verschillende kleine aanpassingen aan de software en gebruikersinterface gedaan. Het COA is nu erg tevreden met de geboden oplossing; zeker omdat bijlagen bij digitale facturen nu automatisch worden opgeslagen in het DMS. E-Invoice 2.0 is klaar om andere organisaties te ondersteunen bij de invoering van e-facturatie”, besluit Lenaerts.