14/04/2014
Eenvoudig en snel alle documenten binnen de organisatie doorzoeken
Amstenrade, 14 april 2014 - BCT introduceert als eerste leverancier in de markt voor Enterprise Information Management (EIM) een Enterprise Search-functie binnen haar document management systeem Corsa en zaaksysteemsuite Liber. De oplossing maakt het mogelijk om documenten te zoeken op dezelfde manier als men een internetzoekmachine gebruikt. BCT zet met de nieuwe zoekmachine een grote stap om het vinden van documenten en dossiers nog laagdrempeliger en gebruiksvriendelijker te maken. Enterprise Search komt als nieuwe functionaliteit beschikbaar in de Corsa-release van mei; later dit jaar volgt de integratie in Liber.
Alex Lony, product portfolio manager bij BCT: “Van oudsher is Corsa opgebouwd uit informatieobjecten zoals documenten en dossiers. Bij de registratie van bijvoorbeeld een nieuw document of dossier kan een variabele set aan metadata vastgelegd worden. Bij het zoeken moest een gebruiker dus eerst het te doorzoeken object selecteren en vervolgens een zoekvraag met de juiste criteria selecteren. Voor medewerkers informatievoorziening, die deze structuur kennen, is dit eenvoudig.”
De laatste jaren ziet BCT echter dat de behoefte van de gewone gebruiker verandert. “Medewerkers zijn gewend aan apps en websites”, licht Lony toe. “Een DMS moet net zo eenvoudig te gebruiken zijn. Dit leidde onder andere tot de introductie van MyCorsa NxT als webbased gebruikersinterface. Nu maken we het gebruikers nog makkelijker om documenten terug te vinden. Ze zijn nu eenmaal gewend aan de zoekfuncties voor het internet en willen op dezelfde manier het DMS kunnen doorzoeken. Het mogelijk maken van Enterprise Search ligt helemaal in lijn met onze visie op Enterprise Information Management; organisaties kunnen meer kennis uit hun medewerkers halen als deze de juiste informatie in de juiste context beschikbaar hebben.”
Alex Lony, product portfolio manager bij BCT: “Van oudsher is Corsa opgebouwd uit informatieobjecten zoals documenten en dossiers. Bij de registratie van bijvoorbeeld een nieuw document of dossier kan een variabele set aan metadata vastgelegd worden. Bij het zoeken moest een gebruiker dus eerst het te doorzoeken object selecteren en vervolgens een zoekvraag met de juiste criteria selecteren. Voor medewerkers informatievoorziening, die deze structuur kennen, is dit eenvoudig.”
De laatste jaren ziet BCT echter dat de behoefte van de gewone gebruiker verandert. “Medewerkers zijn gewend aan apps en websites”, licht Lony toe. “Een DMS moet net zo eenvoudig te gebruiken zijn. Dit leidde onder andere tot de introductie van MyCorsa NxT als webbased gebruikersinterface. Nu maken we het gebruikers nog makkelijker om documenten terug te vinden. Ze zijn nu eenmaal gewend aan de zoekfuncties voor het internet en willen op dezelfde manier het DMS kunnen doorzoeken. Het mogelijk maken van Enterprise Search ligt helemaal in lijn met onze visie op Enterprise Information Management; organisaties kunnen meer kennis uit hun medewerkers halen als deze de juiste informatie in de juiste context beschikbaar hebben.”
Eenvoudig zoeken
De Enterprise Search-functie zoekt gelijktijdig in de meta data en de documentinhoud. Daarbij maakt het niet uit of het om een gedigitaliseerd of digitaal opgesteld document gaat. Gebruikers kunnen zoektermen invullen in een eenvoudige zoekbalk. De functie doorzoekt vervolgens alle documenten, dossiers en zaken op het betreffende woord of combinatie van woorden. Daarbij is het mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld afzender. In het overzicht met resultaten wordt het zoekwoord gemarkeerd, zodat gebruikers direct zien waar hun zoekwoord in het document voorkomt.
Organisatiebreed zoeken
De essentie van Enterprise Search is dat men vanuit één zoekfunctie organisatiebreed documenten kan vinden. Voor BCT is dit een logische volgende stap. Lony: “In het komende jaar zal het mogelijk worden om met onze oplossing ook in andere bronnen dan het DMS te zoeken. Denk aan netwerkschijven of e-mail. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de zoekfunctie zelfs externe bronnen kan indexeren, zoals websites of applicaties van derden.”