In het streven naar administratieve lastenverlichting en verbetering van de dienstverlening, is een efficiënte informatiehuishouding essentieel. De gemeente Hoogeveen heeft hiertoe ingezet op centralisatie van het terugmeldproces.
Wat is de aanleiding?
Door al bekende gegevens met elkaar te delen, kan de overheid efficiënter werken en de dienstverlening verbeteren. In dat kader is de overheid bezig met het opzetten van het Stelsel van Basisregistraties, waarbij de dertien basisregistraties zoveel mogelijk worden gekoppeld. Om optimaal te profiteren van de basisregistraties is het van groot belang dat de administratieve werkelijkheid in de bronregistratie zoveel mogelijk gelijk is aan de feitelijke werkelijkheid.
Het melden van afwijkingen met betrekking tot de basisregistraties kan veel tijd vergen als een medewerker niet de weg weet te vinden in de wereld van terugmeldingen, bronregistraties, landelijke voorzieningen en terugmeldvoorzieningen. Door het terugmelden centraal in de (gemeente-)organisatie in te richten, worden de medewerkers binnen de primaire processen zo min mogelijk belast met werkzaamheden die buiten hun eigen specialisatie liggen.
Ook voor het gebruik van informatie is het van belang te weten met welke kwaliteit, volledigheid en actualiteit de informatie binnen de gemeentelijke processen beschikbaar zijn. Dus een centrale terugmeldvoorziening ligt in het verlengde van de centrale advisering/sturing op het (verplichte) gebruik van basisinformatie.
Hoe hebben ze het aangepakt?
Het terugmelden is één van de basisprincipes van het Stelsel van Basisregistraties. Als er twijfel ontstaat over de juistheid van een authentiek gegeven, heeft de gebruiker de plicht dit te melden aan de bronhouder. Het Stelsel laat vrij op welke manier dit wordt gedaan. Met het invoeren van het verplicht gebruik van de authentieke persoonsgegevens is het terugmelden vaak decentraal ingericht: de medewerker die de afwijking constateert, meldt dit rechtstreeks aan de (interne of externe) bronhouder. Al dan niet met een voorziening ertussen. Centraal terugmelden werkt meer gestructureerd en eenduidiger: er is één functionaris in de organisatie die de constateringen verzamelt, de eventuele gerede twijfel vaststelt en daar waar nodig de melding doorzet naar de relevante bron. Binnen de gemeente Hoogeveen wordt deze functionaris de terugmeldbeheerder genoemd.
Doordat de gemeente Hoogeveen het terugmelden centraal heeft belegd, is ook de mogelijkheid ontstaan om centraal te monitoren en te sturen op het afhandelen van de terugmeldingen. Daarnaast heeft het de gemeente inzicht gegeven in de kwaliteit en het gebruik van de bronbestanden.
Technisch wordt de terugmeldvoorziening ondersteund door een relatief eenvoudige webapplicatie. De impact op de organisatie is beperkt. Direct betrokkenen waren snel overtuigd van het gemak van één meldpunt. Voor de hele organisatie geldt dat het terugmelden ‘nieuw’ is. Met name de incidentele gebruiker van informatie is zich er niet altijd van bewust dat bij twijfel aan de juistheid van de informatie, dit gemeld kan/moet worden.
Wijziging van de organisatie – een samenvoeging van twee ambtelijke organisaties die een volledige verschuiving van taken en mensen tot gevolg heeft gehad – laat duidelijk zien dat dit constante aandacht vereist. Ze blijven het instrument inzetten om de data op orde te brengen en te houden.