Drie Brabantse gemeenten hebben aangetoond dat samenwerking op het gebied van automatisering en digitalisering een must is in de aanloop naar een ambtelijke fusie.
Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen (de zogenoemde ABG-gemeenten) hebben in de afgelopen jaren toegewerkt naar een ambtelijke fusie. Volgens hen noodzakelijk om de uitdagingen die op gemeenten afkomen, het hoofd te kunnen blijven bieden. Daarvoor was het wel noodzakelijk dat de drie partijen zouden beschikken over eenzelfde automatiseringsomgeving. Dat lukte, in de vorm van Equalit.
De drie gemeenten, die bestuurlijk wel zelfstandig willen blijven, hebben beseft dat zij afzonderlijk te klein zijn om het toenemende takenpakket dat op hen afkomt, op een goede manier uit te voeren. Door de fusie, die als motto 'groter worden om klein te blijven' heeft meegekregen, is een organisatie ontstaan die de belangen behartigt van drie gemeenten met circa 42.000 inwoners.
Ondanks de ambtelijke fusie willen de besturen van de drie gemeenten de voordelen van de kleinschaligheid behouden. Zo is gemeenschapszin van de dorpen in de gemeenten een kenmerk dat steeds weer terugkomt. In iedere kern geven de inwoners hier op eigen wijze invulling aan. De gemeenten vinden dat de nieuwe ambtelijke organisatie hierop moet aansluiten. Tegelijkertijd moet de fusie leiden tot vermindering van de kwetsbaarheid van de organisatie, verhoging van de kwaliteit en (op termijn) verlaging van de kosten.
Plaats- en tijdonafhankelijk
De drie gemeenten hebben hun wens tot een ambtelijke fusie neergelegd in een 'bestuurlijk statement'. Vanuit dat statement is een visie op de nieuwe organisatie geformuleerd. Daarin neemt dienstverlening aan besturen en inwoners een centrale plaats in, waarbij nabijheid het uitgangspunt is. Om daar invulling aan te kunnen geven, moeten medewerkers van de drie gemeenten plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken en dús bleek integratie van de (drie) automatiseringsomgevingen een absolute voorwaarde. Het streven daarbij was dat vanaf 1 januari 2016 medewerkers van de nieuwe (ABG-)organisatie op hetzelfde platform en met dezelfde applicaties plaats- en tijd-onafhankelijk zouden moeten kunnen werken. Daartoe is een informatiebeleidsplan opgesteld, waarin op basis van een visie op de architectuur een twintigtal projecten is geformuleerd.
Equalit
Met betrekking tot de automatisering in de nieuwe organisatie hebben de drie gemeenteraden in december 2014 besloten om een strategische alliantie aan te gaan met Equalit, een initiatief vanuit de gemeente Oosterhout waar inmiddels negen (Brabantse) gemeenten, één Omgevingsdienst en één Sociaal Werkbedrijf bij aangesloten zijn. Alphen-Chaam en Baarle-Nassau hadden die stap al eerder gemaakt. Voor Gilze en Rijen was de stap naar Equalit nieuw. De keuze voor het Brabantse initiatief werd met name ingegeven door de stabiliteit van haar automatiseringsomgeving. Verder speelde bij de keuze ook het kostenaspect en de toekomstbestendigheid mee.
Het aansluiten van de gemeente Gilze en Rijen op de nieuwe automatiseringsomgeving werd in mei 2015 afgerond. Een volgende stap was het 'invlechten' van de drie afzonderlijke omgevingen tot één (ABG-)omgeving. Dat nam circa zeven maanden in beslag en kon op 15 december 2015 met een 'big bang' worden afgerond. Daarbij werden, naast automatisering, ook veel andere voorwaarden voor digitaal werken gerealiseerd. Zo werd onder meer het voorbereidend zaakgericht werken ingevoerd, zodat de ABG-gemeenten nu volledig digitaal archiveren. De 'big bang' betekende niet het einde van de inspanning. Momenteel worden verschillende werkprocessen verder geïntegreerd, gedigitaliseerd en geoptimaliseerd. Daarbij wordt onder andere gebruikgemaakt van het Verbindend Fundament binnen Equalit, een reeks onderdelen (waaronder het Digitaal Klantportaal en het Gegevensmagazijn), die bij moeten dragen aan een klantgerichte, effectieve en efficiënte overheid.
'Samenwerken is een must'
Wat betreft de drie Brabantse gemeenten hebben de afgelopen jaren nog eens aangetoond dat samenwerking op het gebied van automatisering en digitalisering een must is. Ook voor een organisatie die werkt voor 42.000 inwoners. De drie gemeenten beseffen dat het anders lastig, zo niet onmogelijk, was geweest om een solide en toekomstbestendig automatiseringsplatform te realiseren. "Door de samenwerking op deze schaal zijn wij in staat om voldoende kwaliteit in huis te halen en te leveren."
Door Frits de Jong , Gemeente.nu