Niet zozeer meer geld, maar vooral kennis en opbouw van expertise in de eigen organisatie zijn nodig voor een volgende stap in het verbeteren van de informatiehuishouding. Dat blijkt uit onderzoek van ICTU naar digitaal archiveren bij decentrale overheden.
Aan het onderzoek, dat een kwantitatieve insteek heeft, werkten 200 gemeenten mee via een online peiling. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van het programma Archief2020 en werd begeleid door experts werkzaam bij de decentrale overheden, alsmede de VNG, het IPO en de UvW.
Vooruitgang, maar duurzaamheid nog niet geborgd
Ten opzichte van 2014 is vooruitgang zichtbaar in de digitalisering, met nadruk op de gestructureerde informatiestromen. Er kan géén aantoonbare relatie worden gelegd tussen de omvang van een organisatie en de mate van digitalisering. Zaakgericht werken is inmiddels gangbaar binnen gemeenten. Dit betekent niet dat duurzaamheid en toegankelijkheid van digitale informatie in processen zijn geborgd.
Kwaliteitsbeleid informatiebeheer
Digitaal informatiebeheer is in toenemende mate onderdeel geworden van het integrale informatiebeleid. Websites en digitale agenda’s worden duidelijk goed bewaard, het bewaren van de nieuwe sociale media komt op gang. Gemeenten werken beperkt met een kwaliteitssysteem zoals KIDO, de meesten zijn nog bezig met de ontwikkeling daarvan.
Standaard metadatering
Het applicatielandschap zeer divers. Dit maakt het belang des te groter om de toegankelijkheid van informatie te borgen door metadata. Een kopgroep maakt gebruik van de nieuwe standaard TMLO voor metadatering, maar nog lang niet bij alle gemeenten is deze standaard ingevoerd.
Strategisch overleg
De meeste gemeenten hebben een overlegstructuur met als taak de besluitvorming rond de informatiehuishouding te regisseren en voor te bereiden. Dit niet per se onder de noemer Strategisch Informatieoverleg (SIO), maar veelal in een andere overlegstructuur. In 58% van de overleggen neem de archivaris deel.
Oriëntatie op e-depot
Het merendeel van de respondenten uit gemeenten oriënteert zich op het aansluiten op een e-depot (62%). Een aantal is al met de voorbereidingen gestart (15%) of heeft inmiddels deelgenomen aan een pilot (8%).
Meer informatie
- Eindrapport Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden (pdf)
Onderzoek uitgevoerd door de Stichting ICTU in opdracht van Archief 2020, een samenwerkingsprogramma van de provincies (IPO) de gemeenten (VNG), de waterschappen (UvW) en het Nationaal Archief (Ministerie van OCenW).