Ambtenaren moeten alle e-mails met waardevolle informatie netjes archiveren. Vaak gebeurt dat niet. De oplossing is het automatiseren van de verwerking en opslag. Den Haag experimenteert er al mee.
Overheidsinformatie gaat verloren
Ambtenaren maken vaak netjes hun inbox leeg, ziet projectleider Job Pantjes van de proeftuin e-mailbewaring van de gemeente Den Haag. Erg fijn die zero inbox-melding wanneer alle mails zijn gelezen. Veel e-mails worden verwijderd en nergens opgeslagen en dan verlies je informatie. De overheid is wettelijk verplicht om e-mails te bewaren. Er moet verantwoording kunnen worden afgelegd over gevoerd beleid. Wanneer informatie mist, is er soms geen andere optie dan dat bestuurders moeten opstappen.
Praktische problemen
Vaak wordt e-mail van gemeenten nog niet geautomatiseerd bewaard, constateert Pantjes, terwijl dit wel mogelijk is. Automatisch verwerkte en gearchiveerde e-mails hebben volgens hem het grote voordeel dat ze altijd goed vindbaar zijn. Dat kan praktische problemen voorkomen. Een goede overheid heeft een goede informatiehuishouding nodig, stelt Pantjes, anders ontstaan er problemen. De informatie die een ambtenaar in de mailbox krijgt is bovendien geen eigendom van de ambtenaar zelf, maar van de overheid.
Kostenbesparing
Veel inkomende e-mails van burgers en bedrijven kunnen volgens Pantjes op automatische basis worden verwerkt, zonder dat een ambtenaar ze eerst zelf moet sorteren of labelen. Dit heeft directe voordelen voor de bedrijfsvoering. Het levert een kostenbesparing op en het leidt tot een betere dienstverlening naar de burger. Een uitdaging voor de toekomst zijn volgens Pantjes de door ambtenaren verstuurde e-mails, met name die vanuit persoonlijke mailboxen. De overheid ontvangt en verstuurt miljoenen mails, soms zijn dit bijvoorbeeld belangrijke nieuwe afspraken voor een project dat vertraging heeft opgelopen. Deze worden niet opgenomen in dossiers en gaan soms verloren, terwijl de informatie in zo’n e-mail cruciaal kan zijn.
Veel ruis
Door automatisering kan de belangrijkste 20 of 30 procent van miljoenen e-mails worden opgeslagen, schat Pantjes in. Lang niet alles moet worden bewaard. Hij stelt dat er in de e-mails ook veel ‘ruis’ is. Pantjes hoopt dat er een netwerk ontstaat, samen met de rijksoverheid.
Succesvolle pilot
In januari 2018 zijn drie verschillende pilots op het gebied van e-mailarchivering met gemeenten gestart vanuit de Pilotstarter van de VNG. Bij de gemeente Den Haag is hiervoor een ‘Living Lab’ ingericht, waarmee andere nieuwsgierige gemeenten worden bediend. De gemeenten Oldambt en Vlaardingen begonnen in januari gelijktijdig met hun eigen pilot voor e-mailbewaring. De drie pilot gemeenten delen hun kennis. Voor het Living Lab is een ‘expertteam’ opgericht met een actieve deelname van Utrecht, Amsterdam en Hellevoetsluis.