Vanaf 1 januari 2020 hanteren gemeenten standaardvoorwaarden voor de omgang met persoonsgegevens in de vorm van de standaard verwerkersovereenkomst bij nieuwe verwerkingen en in gevallen waarin nog geen verwerkersovereenkomst is overeengekomen. Vanaf 1 januari 2019 geldt de standaard al volgens het principe van pas-toe-of-leg-uit. De standaard is tot stand gekomen in nauwe samenwerking tussen gemeenten en leveranciers. Gemeenten en leveranciers kunnen de standaard vanaf nu gebruiken.
Standaardisering in het gemeentelijk domein
Met het GGU hebben gemeenten ervoor gekozen om gezamenlijk te standaardiseren in de uitvoering van beleidsarme thema’s, en een nieuwe gemeenschappelijke en generieke basisinformatievoorziening te realiseren. In de buitengewone algemene ledenvergadering hebben gemeenten ingestemd met het proces van standaardverklaring. Het College van Dienstverleningszaken (CvD), dat het VNG bestuur adviseert over standaarden voor de gemeentelijke uitvoering, heeft op 6 december positief advies afgegeven over het verbindend verklaren van de standaard verwerkersovereenkomst bij nieuwe verwerkingen en nieuwe hoofdovereenkomsten en in gevallen waarin nog geen verwerkersovereenkomst overeengekomen is. Per 1 januari 2020 hanteren alle gemeenten de standaard verwerkersovereenkomst. Hierbij geldt een aanloopperiode volgens het principe van pas-toe-of-leg-uit in 2019. Het VNG bestuur stelt de standaard formeel vast.
Voordeel voor gemeenten en leveranciers
Het feit dat er een standaardovereenkomst is biedt een oplossing voor situaties waarin het tot op heden niet gelukt is om tot overeenstemming te komen tussen gemeenten als opdrachtgever en hun opdrachtnemers. Het feit dat 355 gemeenten deze standaard hanteren schept helderheid voor leveranciers die namens meerdere gemeenten persoonsgegevens verwerken.
Input van gemeenten en leveranciers
De overeenkomst is tot stand gekomen op verzoek van en met hulp van tientallen gemeenten en leveranciers. VNG Realisatie heeft de modelovereenkomst van de IBD aangepast tot een standaardovereenkomst conform de wettelijke eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming met inachtneming van zaken die in andere overeenkomsten geregeld zijn, zoals de hoofdovereenkomst en de GIBIT. In 8 verschillende regionale bijeenkomsten verspreid over het land is de overeenkomst toegelicht aan gemeenten en tijdens leveranciersbijeenkomsten zijn leveranciers geïnformeerd. In kleiner verband heeft VNG Realisatie verschillende gremia geconsulteerd zoals de Taskforce Samen Organiseren, de VNG Commissie Informatiesamenleving, IMG/VIAG en de G5. De eerste versie van de overeenkomst is na publicatie met commentaar van gemeenten en leveranciers voorgelegd aan de toetsgroep van gemeenten. De toetsgroep heeft hierop nog aanvullend overleg gevoerd met leveranciers onder begeleiding van VNG Realisatie.
Ondersteuning door VNG Realisatie
De methodiek van een standaardverwerkersovereenkomst is niet nieuw. In de onderwijssector is al veel ervaring met een standaardovereenkomst voor het primair – en voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Voor gemeenten is de standaard wel nieuw. Daarom zal VNG Realisatie gemeenten bijstaan in het gebruik van de standaard, de privacyhelpdesk is hiervoor bereikbaar op telefoonnummer 070 – 373 8011 of via e-mail: privacy@VNG.nl.
Beheer en doorontwikkeling
Op advies van het CvD zal VNG de overeenkomst laten toetsen door de Landsadvocaat en het initiatief wordt tevens besproken met de Autoriteit Persoonsgegevens. 2019 is een overgangsjaar waarin tijd is om de standaard te verfijnen en een beheer- en monitoringproces in te richten. Er is daarin gelegenheid voor gemeenten en leveranciers om op basis van het feitelijke gebruik van de overeenkomst verbetervoorstellen in te sturen via privacy@VNG.nl. Deze voorstellen worden ieder kwartaal behandeld in de beheergroep standaard verwerkersovereenkomst. Deze beheergroep bestaat uit vertegenwoordigers van gemeenten (inkopers, informatiebeveiligers en privacyfunctionarissen) en leveranciers. Zo blijft de standaard actueel en worden eventuele knelpunten snel van een oplossing voorzien.
Meer informatie en vragen
Voor vragen over de standaard verwerkersovereenkomst kunt u een e-mail sturen aan privacy@VNG.nl. Voor meer informatie over standaarden en het standaardiseringsproces kunt u een e-mail sturen aan samenorganiseren@VNG.nl.
Lees meer op de projectpagina Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten