Frank Lieuwen (l) en Jaap van Vliet
Een uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP). Iedereen heeft of krijgt er weleens mee te maken. Je hebt een dergelijk ‘waardepapier’ van de gemeente nodig bijvoorbeeld omdat de woningbouwvereniging erom vraagt bij inschrijving. Het opvragen van een uittreksel is voor gemeenten een tijdrovende klus én voor de aanvrager een lastig en onnodig ingewikkeld proces. ‘Kan dit niet veel klantvriendelijker?’ vroegen een paar gemeenten zich af. Onder regie van Dimpact werken gemeenten en marktpartijen samen om uittreksels op een veilige manier te digitaliseren en gemakkelijker aan inwoners aan te bieden. Het resultaat? Meer tevreden inwoners én een efficiëntere bedrijfsvoering voor gemeenten. In 2020 ontving het project een bijdrage uit het Innovatiebudget van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Jaap van Vliet, regisseur samenwerking bij Dimpact en Frank Lieuwen, projectleider dienstverlening bij de gemeente Harderwijk werken samen in dit project. Wat is er in het project allemaal gebeurd?
Van Vliet: “Het project is een initiatief van de gemeente Haarlem. Via via ben ik een paar jaar geleden in contact gekomen met Bas de Boer. Hij zag in dat het proces van aanvragen beter kon voor zowel de gemeente als aanvragers van een uittreksel. En zodoende was het idee voor dit project snel geboren. We zijn gestart met een coalitie van 11 gemeenten, en de interesse groeit.”
Landelijke voorziening
De coalitie werkt gezamenlijk aan een technische oplossing. Een toepassing die gemeenten zelf kunnen implementeren in hun eigen systemen. De oplossing is overigens niet alleen bedoeld voor de gemeenten die intensief samenwerken. Het is ontwikkeld volgens de uitgangspunten van de Common Ground principes van VNG Realisatie. Eén keer ontwikkelen en bij 352 gemeenten hergebruiken. Het project staat inmiddels aan de vooravond van het in gebruik nemen van de centrale voorziening.
Lieuwen: “Gemeenten staan in deze tijd voor dezelfde uitdagingen: het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Alle gemeenten hebben te maken met aanvragen van uittreksels uit de BRP. Even gechargeerd gezegd: voor inwoners is het aanvragen van een uittreksel een ‘noodzakelijk kwaad’. Wat wij doen in dit project is het proces van aanvragen van uittreksels vereenvoudigen voor inwoners. Maar het mes snijdt aan 2 kanten want ook voor gemeenten wordt het een stukje makkelijker.”
Klantreis
“Allereerst hebben we de klantreis in kaart gebracht. We hebben kennissessies georganiseerd met stakeholders om de wensen en behoeften in kaart te brengen. Aan de hand daarvan is de klantreis voor inwoners aangepakt en drastisch veranderd. Voorheen moest de aanvrager naar de balie in het gemeentehuis of een formulier op de website invullen. Daarop werd in het gemeentehuis een uitdraai gemaakt, dat opgehaald moest worden of opgestuurd werd. De aanvrager betaalde tussen de 10 en 20 euro voor het document om er vervolgens mee naar de vragende instantie te gaan. Die keek ernaar, gaf akkoord en gooide het in de prullenbak. Best een omslachtig proces.”
Inclusieve QR-code
En daar is in dit project een mooie oplossing voor bedacht: een digitaal uittreksel. Van Vliet: “Het is nu mogelijk om digitaal een aanvraag in te dienen en direct je uittreksel te ontvangen in de vorm van een QR-code. De QR-code wordt door de woningbouwcoöperatie of andere vragende partij gescand met een validator app. Hoe makkelijk wil je het hebben? De QR-code kun je ook printen en daarmee is het een inclusief product, iedereen kan het gebruiken.”
Regie op eigen gegevens
“Een ander interessant voordeel is dat de aanvrager regie krijgt op de eigen gegevens. Hij of zij bepaalt zelf welke gegevens er ingezien kunnen worden. Bij het aanvragen kan aangegeven worden voor welke doel je een uittreksel aanvraagt. En welke gegevens je wilt prijsgeven.”
Door samenwerking betere dienstverlening
“Zoals gezegd snijdt het mes aan 2 kanten”, gaat Lieuwen verder. “We hebben ervaren dat we door samen te werken, tot betere dienstverlening komen. Het in samenwerking ontwikkelen heeft voordelen: we delen dezelfde ambitie waardoor we sneller tot oplossingen komen.”
Andere toepassingen
De techniek die voor het digitale uittreksel ontwikkeld is, kent veel meer toepassingsmogelijkheden. Alle gemeentelijke informatie waarvan de echtheid en authenticiteit gecontroleerd moet worden, komen in aanmerking voor de techniek. Lieuwen: “Die mogelijkheden zijn we aan het verkennen. De gemeente Utrecht verkent bijvoorbeeld de mogelijkheid om de techniek in te zetten in haar virtueel inkomens loket (voor de toekenning van de individuele inkomenstoeslag). De gemeente Buren heeft het plan om het in te zetten voor het verstrekken van een taxipas aan inwoners die daarvoor gerechtigd zijn.”
Terugkijkend op het project is Van Vliet vooral trots op wat de gemeenten in samenwerking hebben ontwikkeld. “Niet alles verliep even vlot, bekent hij. “De grootste uitdaging zat in het inpassen van de toepassing in het gemeentelijk ICT-landschap. Denk hierbij met name aan privacy implicaties, maar ook het juist inregelen van Digid en het bevragen van BRP of GBAv.
Lieuwen: “Ik maak van de gelegenheid gebruik om andere gemeenten op te roepen mee te doen in de coalitie. Ook als je interesse hebt in andere toepassingen van de techniek. Doe met ons mee!”
Meer informatie
Wil je meer weten over dit innovatieproject? Neem dan contact op met Frank Lieuwen (f.lieuwen@harderwijk.nl) of Jaap van Vliet (jaap.vanvliet@dimpact.nl).
Meer over innovatieve projecten
Meer over innovatieve projecten om dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren? Lees de interviews met andere innovators of bekijk de video’s.