Hoe maak je van procesgericht werken een succes?

Enkele gemeenten zijn recent procesgericht gaan werken en/of zijn een procesverbetertraject opgestart, waaronder Venlo, Utrechtse Heuvelrug, Ede en Arnhem. Procesgericht werken en blijven werken onder procesarchitectuur kan alleen maar succesvol zijn als de organisatie hiervoor open staat en tijd en capaciteit beschikbaar stelt.

Welke succesfactoren bepalen nog mee het succes van procesgericht werken?

• Sponsor: Vastheid in de keuze voor procesmanagement betekent dat het sponsorschap hoog in de organisatie moet liggen (gemeentesecretaris/directie). Visie, strategie, beleid en uitvoering komen hierdoor beter op één lijn.
• Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten duidelijk en beschreven zijn. Welke rollen kent de organisatie en wat wordt er van elke rol verwacht/geëist. Denk aan rollen als proceseigenaren, procesmanagers en procesbegeleiders.
• De vorming van een soort kernteam van ‘early adapters’ die een vooruitgeschoven rol pakken kan bijdragen om juist de gedragsverandering vorm te geven. Hierbij ontstaat voldoende draagvlak vanuit managers en teamleiders die verantwoordelijk zijn voor het proces, de KPI’s en de PDCA-cyclus.
• Procesbegeleiders op de werkvloer helpen ook om vanaf de ‘onderkant’ procesgericht werken op te bouwen en vooral te continueren. Dit zijn bij voorkeur medewerkers van de afdelingen zelf, ondersteund door adviseurs procesmanagement op concernniveau.
• Maak gebruik van bestaande verandermethodieken.
• Benoem proceseigenaren.
• Uiteraard is communicatie over alle geledingen van de gemeente hierbij een vereiste, om verwachtingen, afspraken enzovoort op transparante wijze over te brengen.

Benieuwd naar enkele best practices? Ontdek ze hier.