Bijna elke gemeente, provincie en waterschap gebruikt ICT-systemen zonder de volledige controle over data te hebben. Haastig ingekochte Microsoft 365-oplossingen maken het onmogelijk om persoonsgegevens tijdig te vernietigen of ze juist te archiveren. Het is het zoveelste voorbeeld van armetierig ICT-beleid bij de overheid.
Dat blijkt uit onderzoek van Binnelands Bestuur en iBestuur, dat sprak met 48 gemeenten, 6 provincies en 9 waterschappen. De respondenten wijzen veelal naar de beperkte functionaliteit van hun ICT-systemen, die niet het gereedschap bieden om te voldoen aan de Archiefwet en AVG. Echter stelt ICT-jurist Mathieu Paapst in een reactie op het onderzoek dat het de verantwoordelijkheid is van de lokale overheden om de passende software in te kopen.
Haastige spoed
De oorzaak lijkt te liggen bij de haastige aanschaf van veelal cloudgebaseerde Microsoft-systemen, die door de coronapandemie vier jaar geleden opeens meer dan ooit noodzakelijk bleken. Extra modules voor archivering zouden te duur zijn, zoals de gemeenten Zutphen en Delft aangeven. Een ander struikelblok is het tijdig vernietigen van burgerdata. 51 procent stelt dat gegevens langer bewaard worden dan wettelijk voorgeschreven.
Het koppelen van applicaties en centrale archiefsystemen is ook makkelijker gezegd dan gedaan, stelt het onderzoek. Het zou volgens de gemeente Zutphen vijf tot tien jaar kunnen duren voordat men zich kan houden aan de wet.
Meer problemen
De zorgelijke kwestie omtrent databewaring bij lokale overheden is een enkel voorbeeld uit vele. Digitalisering blijkt in veel gevallen bij de overheid meer nadelen op te leveren dan voordelen. Dit terwijl het juist werk weg zou moeten nemen en de opvraagbaarheid van gegevens een stuk sneller kan maken dan via de fysieke archieven van weleer. Medewerkers van het Openbaar Ministerie luidden in april bijvoorbeeld de noodklok over hun ICT-problemen. ICT wordt zowel als de oplossing voor allerlei problemen gezien, maar ook een loden last.
Daarmee is de snelle aanschaf van Microsoft-producten tijdens Covid dus niet een excuus of een ongelukkig incident. Het duidt op een structureel onbegrip omtrent ICT-oplossingen en hun toepasbaarheid voor de werkzaamheden in de overheid. Terwijl rooskleurige beelden zich opdoen over een nationale cloud, blijken basisvaardigheden nog afwezig. De omgang met data staat hierbij centraal. Als de wetgever zelf er geen grip op heeft, kan het niet geloofwaardig dit van andere partijen verwachten.
Meer info:
Overheid geeft niet het goede voorbeeld: veel domeinen onveilig
ICT-falen bij de overheid mede veroorzaakt door teveel aan ‘magisch denken’
-/-